Uso de herramientas ágiles en procesos de planificación de producción

Cadena de suministros Logística Operaciones

Las herramientas ágiles han sido usadas históricamente en empresas de software e incluso en los últimos años varias empresas del sector financiero están migrando a esquemas de trabajo SCRUM donde también se usa herramientas ágiles por los grandes beneficios que se obtienen, es decir, tener la habilidad reaccionar rápido al cambio del entorno, y el esquema de trabajo que les voy a mostrar se implementó en la textil donde laboro actualmente fusionando las herramientas ágiles con los procesos de planeamiento y control de producción, y los resultados han sido significativos, porque cada vez el sector textil se ha vuelto más cambiante (antiguamente eran 4 temporadas al año, y ahora cada semana es una temporada) y por eso considero que este esquema de trabajo encaja como anillo al dedo para el contexto actual donde los tiempos de respuesta son cada vez más cortos y donde los necesidades del mercado cambian constantemente.

 

Ahora bien, considero que toda implementación o proyecto de mejora siempre está relacionado a optimizar el tiempo, ya que el tiempo es un recurso muy preciado e incluso en el ambiente personal porque tenemos que administrar nuestro tiempo de la mejor manera para encontrar un balance entre todas las cosas que hay que hacer con la finalidad de llevar una vida feliz (por ejemplo muchos estudian, trabajan, tienen familia, hacen deporte, viajan, salen con amigos y es un reto que vivimos día a día para tratar de cumplir con todo), de la misma forma en las empresas buscan el éxito, es decir, que sean rentables y sostenibles, y es aquí donde se necesitan de personas “felices” que sepan administrar los tiempos de operación porque dichos tiempos están extremadamente relacionado a los costos de operación. Claro está que personas felices en su gran mayoría logran hacer empresas exitosas.

Bueno antes de comenzar con las herramientas ágiles, es importante entender el sistema que se necesita administrar y para eso tocaremos los conceptos de cadena logística y cadena de suministros, y veremos los flujos que interactúan en ellas.  La cadena logística está relacionada a la operación de una empresa abarcando tres ciclos bien diferenciados como son los procesos de aprovisionamiento, fabricación y distribución. Sabemos que dichos procesos deben sincronizarse para asegurar flujos continuos, me refiero a flujos porque no solo hay un flujo de inventario, sino que también hay flujos de información, flujos de dinero y flujos de reversa. Por ejemplo, si nuestro objetivo es sincronizar, el proceso de aprovisionamiento no puede iniciar si no comienza el proceso de producción, y de la misma forma el proceso de producción no puede iniciar si no comienza el proceso de distribución. Y claro, lo ideal es que estos engranajes funcionen sincronizadamente a lo largo de toda la cadena de suministros a través de acciones automáticas que se dan a través de los flujos que les mencioné anteriormente, como el flujo de información que inicia con pedidos recibidos por comercial, que se traduce en órdenes de producción que van hacia atrás a lo largo de nuestras etapas productivas, y que luego se transforman en órdenes de compra para materiales o de servicio como casos de outsourcing y maquilas, luego inicia el flujo de inventarios o de servicios que es el más fácil de identificar porque en muy visible en un operación, iniciando con la recepción de materia prima, seguido por la generación de productos en proceso y finalmente la entrega de productos terminados (esquema pull). Luego hay un flujo de dinero hacia la izquierda que puede ser efectivo, cheques, transacciones bancarias, trueques, etc, y un flujo de reversa que tiene la capacidad de generar grandes ventajas competitivas para reparar, reusar o reciclar.

Por otro lado, otros conceptos que debemos entender y que es considerado para diseñar cadenas de suministro son las llamadas 3 Vs que son visibilidad, velocidad y variabilidad. No importa que estrategia competitiva tenga la empresa ya sea por diferenciación o por costos, la clave de éxito de una cadena de suministro es tomar acciones para incrementar la visibilidad y la velocidad mientras se reduce la variabilidad, y es una tarea que constantemente los responsables de cadenas de suministros deben realizar.

Respecto a incrementar la velocidad, es muy deseado maximizar esta variable porque demuestra una alta rotación de activos y rápidos tiempos de respuesta a los clientes, impactando en ser más rápidos y eficientes administrando los cuatro flujos ya mencionados: inventarios o servicios, dinero, información, y de reversa como productos para reusar, reparar o reciclar. A continuación unos tips para llevarlos a cabo:

  • Usar medios de transporte más rápidos (obviamente siempre y cuando haya un beneficio luego de incrementar el costo de transporte).
  • También se debe reducir los tiempos en los que un inventario está en espera mediante el uso de just in time y lean manufacturing, mientras menor sea el tiempo en que un inventario está en espera, es menos probable que sufra daños o pérdidas, y también se reducen los gastos relacionados a almacenamiento de inventarios.
  • Eliminando actividades que no agregan valor usando herramientas como VSM, porque dichas actividades reducen el tiempo requerido para cumplir con las actividades propias de la cadena de suministro que si agregan valor.
  • Aumentando el flujo de demanda y dinero, mientras más rápido se reciben los pagos de los clientes, dicho dinero más pronto se puede poner a trabajar en el negocio o se puede depositar para ganar intereses.

Respecto a incrementar la visibilidad, el principal beneficio es para las empresas que participan en dicha cadena de suministros y para el cliente final. Y es aquí donde la tecnología juega un rol importante para que se inicien acciones automáticas en todas las partes de la cadena, por ejemplo al compartir la información de los puntos de venta en tiempo real, puede permitir programar envíos desde el almacén del distribuidor para reabastecer al retailer, a la vez el fabricante puede tomar la decisión de producir una unidad adicional y el proveedor de dicho fabricante puede tomar la decisión de iniciar con el aprovisionamiento a la fábrica. Por ejemplo, cuando laboraba en la farmacéutica teníamos la opción de ver los stocks online de nuestros distribuidores y estos nos permitía tomar decisiones para producir lotes adicionales de algún artículo y así evitar posibles roturas de stock cuando el entorno estaba muy cambiante.

Respecto a reducir la variabilidad, hay que tener en claro que la variabilidad es inherente a todas las actividades del negocio donde el resultado oscila hacia arriba y por debajo de un valor promedio, como por ejemplo, promedio de ventas diarias, número promedio de defectos por turno, tiempo promedio de producción, etc. Y es aquí donde entran en juego los que tienen la responsabilidad de gestionar una cadena de suministros para reducir el impacto negativo de la variabilidad en el abastecimiento y demanda de dicha cadena. Ahora vamos a analizar ambas partes:

  • Por parte del abastecimiento tradicionalmente el stock de seguridad ha sido usado para combatir la variabilidad, sin embargo, mejorando la visibilidad y velocidad los responsables de cadenas de suministro pueden tener la capacidad de reducir las cantidades de stock de seguridad para abastecer los picos de las demandas que se presenten, es decir, manteniendo el mismo nivel de servicio pero con menos stock de seguridad, traduciéndose en ahorro para la empresa.
  • Por parte de la demanda la variabilidad tiene muchas causas, pero las más crítica y que debe ser minimizada es el efecto látigo donde un pequeño cambio en los más lejano de la cadena puede repercutir en un cambio extremadamente grande más cerca de nosotros. Por ejemplo, puede suceder que un inventario que estaba con pendientes de despacho (back order) de un momento a otro puede pasar a estar con excesos de inventario y tenga que venderse con descuentos perdiendo por varios frentes de la empresa.

 

Ahora bien que ya tenemos los conceptos claros, es muy fácil decir sincroniza la cadena, aumenta la visibilidad, aumenta la velocidad, reduce la variabilidad ¿pero cómo hacemos en la vida real para tratar de alcanzar estos ideales? Usualmente en las empresas respecto a la función de planeamiento y control de producción se utilizan esquemas de trabajo para planificar como el S&OP que consiste en una serie de pasos que dan orden y solidez a un proceso de planificación y que luego se despliega hacia más detalle como el master scheduling, MRP y el control de piso, a través de indicadores y reportes para llevar controles diarios, semanales o mensuales de los resultados de la operación. Sin embargo, en toda mi experiencia siempre estuve expuesto a que sucedan problemas (como por ejemplo retrasos ocasionados por distintos motivos como fallas de máquinas, nuevas prioridades comerciales, variabilidad de los insumos, urgencias de gerencia, errores en el seguimiento del personal, etc.) así diseñes los mejores indicadores o hagas un efectivo S&OP, igual vas a estar expuesto a problemas debido al entorno que cada vez se vuelve más cambiante y es aquí donde las herramientas ágiles son como la ficha clave para completar este rompecabezas de planificar las operaciones, como su propio nombre lo dice, las herramientas ágiles te permiten ser ágil administrando el cambio, o mejor dicho: administrar el caos.

En el 2015 tuve la oportunidad de conocer una herramienta ágil denominada lean kanban a través de una conferencia que dio un instructor de lean kanban university aplicada a un caso de un área de compras para asegurar que el proceso fluya donde se logró reducir la queja de proveedores para cobrar sus facturas, y después de dicha charla me quedé pensando en cómo volcar dicha sincronización para reducir tiempos de espera en los procesos de la empresa donde laboro. Llevé la idea a mi área y con el apoyo de mi equipo diseñamos la primera versión, y aproximadamente en tres meses la implementamos.

Se denomina lean porque permite eliminar desperdicios como comunicación lenta o reuniones innecesarias, permite reaccionar lo antes posible al cambio y porque potencia el trabajo en equipo. Y se denomina kanban porque permite visualizar el flujo de trabajo, ver cuellos de botella, y porque permite gestionar el avance del trabajo. Los beneficios obtenidos son:

  • Sincroniza el trabajo en equipo para tomar acciones y reducir tiempos de espera.
  • El cumplimiento de entregas se incrementó de 85 a 95% (OTIF).
  • Los lead time de entrega se redujeron en 1 semana.
  • Se redujeron al mínimo los saldos de hilo o de tela cruda para pedidos puntuales.
  • La empresa reacciona rápidamente al cambio de prioridades de los clientes.
  • Se ha creado un clima de mejora continua al usar herramientas ágiles (dentro de mi área y entre las demás áreas de operaciones de la empresa).

Ahora bien, no hay una fórmula para diseñar una herramienta ágil (se podría decir que son personalizadas porque cada proceso tiene diferentes particularidades y criticidades), pero a continuación te sugiero un paso a paso que te puede servir como guía para diseñar e implementar una herramienta ágil:

  1. Define las variables que impactan tu operación.
  2. Identifica qué cambios afectan las variables y la información relevante.
  3. Diseña un esquema donde se muestre el cambio de las variables.
  4. Define la información relevante de cada tarjeta.
  5. Nombra responsables de proceso para actualizar el tablero.
  6. Define reuniones dependiendo de la frecuencia del cambio.
  7. Mide y muestra los logros obtenidos (antes y después).
  8. Ajusta el diseño del tablero de ser necesario.

 

Te invito a implementar las herramientas ágiles en tus procesos core del negocio, no esperes el momento perfecto, es mejor comenzar de una vez.

Renzo Vásquez Málaga CSCP

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